辦公自動化系統(tǒng)（Office Automation，簡稱OA）就是采用Internet/Intranet技術(shù)，以“工作流”為引擎、以“知識文檔”為容器、以“信息門戶 ”為窗口，使公司內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。

OA不象其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)(如財務(wù)系統(tǒng)、ERP系統(tǒng))在公司經(jīng)營中那么緊要，OA軟件所涉及到的流程也不如其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)流程處理那么規(guī)范，所以在項目推廣應(yīng)用過程中，可能會出現(xiàn)各種不同的聲音，如覺得實施辦公系統(tǒng)意義不大，不能帶來實際的效益等。不同聲音多了，領(lǐng)導(dǎo)便會產(chǎn)生疑惑，信息負(fù)責(zé)人也會面臨很大的壓力，項目便面臨失敗的可能。因此，在進行項目建設(shè)時，必須重視系統(tǒng)實施的重要性，任何一處環(huán)節(jié)出了問題，都會造成整條鏈的斷裂。總結(jié)來說，OA實施有5個關(guān)鍵點需要注重：

　　一、公司領(lǐng)導(dǎo)牽頭推廣

如果公司領(lǐng)導(dǎo)帶頭堅持使用，那么系統(tǒng)會迅速、切實地應(yīng)用起來;如果領(lǐng)導(dǎo)不使用，那么無論信息技術(shù)部門如何努力也難推廣。OA可以說是“一把手工程”，需要自上而下的推廣。值得慶幸的是，我們公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視OA系統(tǒng)的實施，成立了以董事長為組長，各關(guān)聯(lián)公司負(fù)責(zé)人為副組長的項目領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)項目工程建設(shè)協(xié)調(diào)指導(dǎo)工作。

      二、系統(tǒng)實施要分步實施、從易到難，忌貪一步到位

　　一般人都覺得，既然付了這么多資金，那便多要些東西，所以系統(tǒng)功能要求多而全。但是，俗話說的好，貪多嚼不爛，而且功能多了，員工會覺得系統(tǒng)復(fù)雜，難以上手，對OA望而生畏。所以，為了確保項目的順利實施，以及實施和推廣的效率，要先選擇一些最為常用的、非常必要的、容易推廣的功能和設(shè)計相對簡單的工作流程作為初期實施功能。如郵件系統(tǒng)、公司的公告、論壇、文檔資料的授權(quán)等信息發(fā)布性質(zhì)的功能、以及一些簡單的常用的審批流程等。至于一些復(fù)雜的流程及輔助辦公性質(zhì)的如車輛管理、會議管理、資產(chǎn)管理、圖書管理、辦公用品管理、表單管理等模塊，則應(yīng)該在系統(tǒng)應(yīng)用良好情況下再逐步進行設(shè)置，繼而推廣。這樣的好處是減少員工的心里壓力，如果員工進入OA系統(tǒng)之后看到很多陌生的功能模塊，難免有抵觸心理。

　　三、各公司、各部門協(xié)調(diào)配合

　　OA系統(tǒng)在一個公司內(nèi)就要涉及到各個部門、人員，何況我們的OA系統(tǒng)涉及到很多關(guān)聯(lián)公司，應(yīng)用面廣；而且OA又體現(xiàn)了新的管理理念和模式，很大程度上改變了員工傳統(tǒng)的作業(yè)習(xí)慣，因此在推廣過程中，難免要遇到這樣或那樣的抵觸。高層領(lǐng)導(dǎo)必須與OA的管理部門密切配合，制定使用OA的規(guī)章制度，明文要求使用系統(tǒng)，尤其要切斷非必要的傳統(tǒng)紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)形式。

　　四、前期準(zhǔn)備事關(guān)重要

　　OA的實施需要根據(jù)OA廠商的要求，快速地、系統(tǒng)地完成數(shù)據(jù)整理工作，如組織結(jié)構(gòu)、人員信息列表、流程、各種電子文檔資料等，因此需要進行足夠的前期準(zhǔn)備。這樣即可以快速啟動系統(tǒng)的試運行，又能在很大程度上降低系統(tǒng)推廣的難度。這也是在成立了總的實施小組的基礎(chǔ)上，各公司又成立了協(xié)調(diào)小組等臨時性組織，開展準(zhǔn)備工作的原因。

　　五、確定專門的系統(tǒng)管理員

項目實施是否成功，能否持續(xù)的應(yīng)用是很重要的。系統(tǒng)管理員主要負(fù)責(zé)OA軟件系統(tǒng)的系統(tǒng)初始化以及今后的系統(tǒng)維護，是一個系統(tǒng)得以建立和持續(xù)運行的關(guān)鍵。在公司的OA實施中，我們不僅在公司層面要求有系統(tǒng)管理員，在部門層面也要求有OA管理員。確保經(jīng)過實施和培訓(xùn)有一個良好的管理員團隊。否則一旦出現(xiàn)人員變動，新來的系統(tǒng)管理員不熟悉軟件情況，一切又要重新依賴OA供應(yīng)商，這樣給公司帶來很大的被動，也給OA廠商添加很多麻煩。

     相信在公司領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，經(jīng)過大家的共同努力，抓住關(guān)鍵點，我們的OA實施一定能取得很好的效果。(文/韓通IT部 副部長  馬化永）